GDPR ОРЗД изисквания към фирмения автопарк – част 2.
Поместваме въпросите и отговорите по-долу в резултат на силния интерес към предходната ни публикация по темата за практическите отражения в автопарка на новия Общ режим за защита на личните данни (ОРДЗ / GDPR).
КОГА? ОРДЗ влиза в сила на 25 май 2018г. Това става еднократно и изцяло, а не поетапно / с разсрочване. КАКЪВ Е РИСКЪТ? При нарушение на ОРДЗ максималната глоба е €20 млн. или 4% от глобалния оборот за предходната година (избира се по-голямата от двете стойности). За сравнение, максимално възможната глоба в досега действащия режим от 1998 г. бе приблизително €560 хиляди.
КОИ ДАННИ В АВТОПАРКА ЗАСЯГА РЕЖИМЪТ?(списъкът по-долу съдържа някои основни елементи без да е напълно изчерпателен)Име, дата на раждане, възраст, адрес на служители/шофьори, здравословно състояние, свързано със способността да се шофира. Информация за локацията на лицето по време на работа и/или извън работно време, ако се използва фирмен автомобил. Тип поведение на пътя (скорост, ускорение, „агресивност“) – данни за скоростта може да бъде предадена на властите в случай на съдебно дело. Запис от СCTV в кабината, ако има такива устройства (при застрахователни събития)Всяка друга, свързана с лицето HR информация с възможна връзка с евентуални дисциплинарни нарушения.
КОЙ НОСИ ОТГОВОРНОСТ? Нивото на отговорност е обикновено над това на служителя, отговарящ за служебните автомобили, и това е HR директора или, ако липсва такъв, Управителя.
КОЯ Е ПЪРВАТА СТЪПКА? След като се запознаете добре със съдържанието на режима, създайте Регистър за защита на личните данни. В Регистъра се записват всички действия, предприети от фирмата, за постигане стандарт на съблюдаване на Режима. Едно от първите действия е подробното представяне пред служителите на пълния набор от лична информация, която се събира за тях, и целите на това събиране. Регистърът показва, че фирмата разбира нуждата от промяна и документира отделните предприети стъпки. Без него, разследващите органи приемат, че не се прави нищо.
НАКЪДЕ СЛЕД ТОВА? Убедете се в това, че всички служители напълно разбират смисъла и практическите ефекти от Режима, вкл. и възможността те да поискат достъп до личната информация, която е налице за тях. Внедрете в организацията култура на споделена отговорност, практикувана от всеки служител, който има досег с лични данни, не само от Контрольора. Създайте карта/инфограма на съхраняваните лични данни на шофьорите, включително и от GPS. Преценете за какво ще използвате данните, вкл. мерките за сигурност, както и данни, които са събират от автопроизводители/дилъри и други трети страни. Документирайте целите и предназначенията на съхраняваните данни, с кого ще се споделят те и разяснете всичко това на шофьорите. Проверете и поправете текущите „Общи условия“ и вътрешни разпореди/процедури, така че правата на лицата в условията на Режима да бъдат спазвани. Винаги поддържайте актуален регистър съгласията, които искате и получавате от служителите. Бъдете готови за момента, в който шофьорите ще поискат да видят своите данни, включително и с бърз начин да им ги предоставите. Определете лице, което ще носи отговорност за съблюдаването на режима на защита на личните данни. Fleet-surveys предоставя услуги по привеждане дейността на фирмите в съответствие с ОРЗД (GDPR).
Нашите услуги включват:1. Оценка за текущото организационно и технологично съответствие с ОРЗД, включително необходимостта от извършване на препоръчителните допълнителни дейности.2. Съгласувано разработване на вътрешно фирмени документи, регламентиращи обработката и трансфера на данни, включително политика за защита на личните данни, описание на процеси, договорни клаузи, обучителни материали и др.3. Предоставяне на съпътстващи въвеждането и приложението на ОРЗД услуги при Възложителя в рамките на 1 година от датата на влизане на сила на ОРЗД.4. Услуга по изпълнение на функциите на служител по защита на данните от Изпълнителя на годишна база. Ако Вашата фирма има служебни автомобили, или доставяте стоки или услуги за служебни автопаркове, и желаете да научите повече за тези услуги на fleet-surveys, потърсете ни тук.